ChatGPTで業務効率化：タスク管理、議事録作成、レポート要約【Day18】

2025年2月5日

ChatGPTタスク一覧や議事録、レポートをイメージするアイコン＋AIの吹き出しを組み合わせたフラットイラスト

ChatGPT入門【Day18】30日で学ぶAI＆ChatGPT

30日間かけて「AI初心者」でも無理なく理解できるよう、AIやChatGPTなどの「生成AI」を基本から学ぶ入門ガイドの18日目です。
今回の記事では、ChatGPTを使って業務効率を高める具体例を紹介します！
タスク管理や議事録作成、レポート要約など、初めての方でも一緒にできるように、わかりやすい手順や実際の指示例を交えながら、実践のポイントをまとめました！
毎日の仕事をよりスムーズに進めたい皆さんはぜひ参考にしてください！！

1. タスク一覧の整理と優先度付け

ユーザーがChatGPTにタスクリストを貼り付け — 「AIがタスク整理をサポートし、人間が最終判断を行う」

日々の業務が多岐にわたると、何をいつ進めればいいか悩むことも多いですよね。
ChatGPTにタスクリストをそのまま渡し、**「優先度や所要時間を推定して並べ替えて」**と依頼すれば、最初のドラフトが短時間で完成します。

例：

「月末までに完了したいプロジェクトX、レビューや提出期限も含めて並び替えて」
「所要時間が想定されるなら教えてほしい」

具体例：手順

タスクリストをテキスト化（例：ToDoアプリやメモ書き）
ChatGPTに貼り付け「優先度（高・中・低）と所要時間を並べて」と指示
出力結果を皆さんがチェック・修正し、正式なスケジュール管理ツールに落とし込む

「○○について説明してください。
トーンは堅めのビジネス風で、緊急度が高いものを先に並べ、
各タスクに想定時間を追加してください。」

まずは小さなタスクリストから試し、使い勝手を掴むとリスクが少なく済みます。

2. 会議議事録の簡易生成

会議メモをChatGPTに貼り付け「議事録風にまとめて」と依頼→ChatGPTが要点化して箇条書きにするイラスト — 「要点を自動で整理し、あと少し修正すれば完成度UP」

会議メモや録音データから議事録を作る作業は時間がかかりがち。ChatGPTに「要点を箇条書きにして」「担当者と次回アクションを整理して」などと依頼すれば、初稿があっという間にできます。

例；
1. 「この会議メモを議事録風にまとめて。日付、参加者、決定事項を箇条書きで」
2. 「アクションアイテムだけリストしてほしい」
具体例：手順
1. メモや録音文字起こしをチャット画面に貼り付け
2. 「日付」「参加者」「決定事項」「今後の課題」をChatGPTにまとめさせる
3. 皆さんが不足箇所や誤りを修正→正式な議事録として配布

初めての方でも一緒にできるように、まずは小さいミーティングや非機密な内容でテストし、精度と操作性を確かめましょう。機密度の高い情報は伏せ字や要約で対応を。

3. レポート要約で情報収集を時短

ユーザーが長いレポートをChatGPTに貼り付け「重要データを強調して200字程度にまとめて」と依頼するイラスト — 「要約で全体のポイントを把握、細部は原文で補完」

業務で受け取るレポートや資料が多いと、読みこなすのに時間がかかります。
ChatGPTに「○○について300字で要約」「主要データのみ強調して」などと頼むと、概要を素早く把握できます。

例；
1. 「このレポートを箇条書きで200字にまとめ、数字データだけ強調して」
2. 「比較表があれば、どこが違うかを簡単に説明してほしい」
具体例：手順
1. レポートや資料のテキストをChatGPTに貼り付け
2. 要約条件（文字数・強調点・文体など）を指示
3. 出力された要約を皆さんがチェックし、誤りがないか確認

一度AIの要約で全体像を掴み、細かい部分を原文で精読すれば効率が良いでしょう。機密性のある資料は一部抜粋や伏せ字で処理するなどリスク管理を忘れずに。

4. 事務作業の効率化テクニック

ChatGPTにユーザーがメール文面やリライトの要求を依頼 — 「日常的な事務作業も、AIで下書きして時短＆精度向上」

上記のように、タスク管理・議事録・レポート要約以外にも、ChatGPTはさまざまな事務作業を助けてくれます。

例:
- メールの下書き作成：「取引先に送る挨拶文をビジネス口調で」
- ドキュメントのリライト：「この文章を敬体に変えて」「全体をカジュアルに修正して」
- チャットログの要点整理：「Slack上のこの会話を要点だけ抜き出して」
手順：
1. 必要な文章やチャットログをコピー
2. 文字数や文体、要点などを具体的に指示
3. 出力を確認し、皆さんが微修正して完成